公司劳动人事管理及劳动合同签定应注意的几个问题

企业劳动关系管理的重点是劳动合同管理，劳动合同管理的关键是：如何技巧地与员工订立、变更、解除、续签、终止劳动合同;如何技巧地对员工进行调岗、降职、降薪和处理违纪员工;如何技巧地预防和处理劳动合同争议? 怎样订立合同才能使企业处于主动地位?劳动合同如何合法变更?劳动合同解除与终止时应当注意哪些问题?无固定期限合同什么情况下必须订立?如何规避相关法律风险?如何灵活运用经济补偿金、赔偿金、违约金有效提高企业劳动合同管理水平?……相信面对上述问题，HR们都觉得似乎应该这样处理，但好像又不是很妥，总之，模棱两可的感觉占了上风。作为企业的法律顾问，企业人力资源以及劳动合同管理已是主要业务之一，因此为更好帮助企业经营管理者加强企业劳动以及劳动合同管理，维护企业的权益，结合本人工作实践，本人认为，作为企业经营和管理者，在企业劳动合同拟订、签定过程中，应注意下列一些问题：

第一、补充劳动合同与与备案的劳动合同是具备同等法律效力：很多企业都在使用由劳动行政管理部门提供的劳动合同范本，而某些地方劳动行政管理主管部门对于备案劳动合同也要求企业使用(且只能使用)范本劳动合同，但范本劳动合同中某些规定却不适合企业实际经营管理需要，因此，在范本劳动合同基础上，许多企业也就增加了补充劳动合同，在法律上补充劳动合同与备案的劳动合同是具备同等法律效力的，只要补充劳动合同中双方所约定内容不违法，发生劳资纠纷后，仲裁委及法院均会确认补充劳动合同有效。此外，对于某些需要补充而职工也无异议的事项，企业也可以通过在企业规章予以体现，但需要注意的是这些企业规章应交由职工阅读，并要求他们签名确认。

第二、劳动合同的期限不宜太长：劳动合同未到期，企业终止劳动的，企业应按规定支付经济补偿金。但在实践中，确实有一些职工在工作中表现消极，经常违反企业规章和劳动纪律但情节又够不上劳动法所规定的解除劳动关系情形，在这种情况下，企业若要解除劳动关系就要支付经济补偿金，而不解除劳动关系却又给企业造成损失。另外对于职工不胜任工作，企业虽有权解除劳动合同的权利，但仍要支付经济补偿金。因此，为维护企业的权益，企业劳动合同规定期限不宜太长，这样，企业就有相当的主动权，可以避免承担因辞退引发的赔偿责任。

第三、劳动合同应尽量详细地约定双方的义务。约定双方义务既在于保证双方按照合同严格履行职责，防止出现违约情况;也在于一方违约时，能够有明确的处罚依据。对于企业来讲，在劳动合同中，应明确职工的工作岗位及其具体职责，并明确对于该岗位工作的具体要求。这样，员工有违反职责的行为，就有明确的处理依据。

第四、劳动合同最好约定明确可行的违约责任和罚则。约定违约责任和罚责，既可以起到警戒作用，更能够成为日后作出相应处理的有力依据，上了法庭也不需要在违约责任问题上依赖法官的自由裁量，为保护企业自身的合法权利提供必要的保障。对于违约责任，主要是指违约赔偿责任，可以由企业与职工双方商定各种违约情形下具体的赔偿数额;对于职工违纪的处罚方式，可以是警告、记过、扣工资、开除等。对于职工的违纪处罚，在劳动合同中约定不可能太详细，可引用企业规章的规定。

第五、最好约定劳动合同终止的条件或者企业单方解除劳动合同的条件。在劳动合同中约定，一旦出现某些事由，劳动合同即终止，或约定如果劳动者发生某些行为，企业可单方解除劳动合同而不需支付经济补偿金或者赔偿金。约定的好处在于：一旦有约定情形出现，企业就可以不再履行劳动合同，而不需支付经济补偿金。比如约定：职工当月无故旷工2天，企业可以解除劳动合同而不支付补偿金。如果按照法律规定，职工旷工2天，显然不太可能被认为是严重违反企业规章，若企业没有上述约定，企业以此解除劳动合同很有可能被判赔偿。但应注意，不能把法定的解除劳动合同而需支付经济补偿金的情形，也约定在劳动合同中并规定不需支付经济补偿金，因为这些约定因约定违法而无效。

第六、以职工辞职取代企业解除劳动关系。根据劳动法的规定，员工自动辞职的，企业不需支付辞退补偿金，因此避免辞退补偿金纠纷的发生，对于在员工违纪后愿意以辞职名义离开企业。企业应尽可能的要求员工提交辞职书。

第七、劳动合同终止。根据劳动法的规定，劳动合同中约定的终止条件出现时，劳动合同即终止。因终止条件出现而终止劳动合同，企业是不需要支付辞退补偿金的，因此，企业应在劳动合同中明确约定某些终止条件，如：在劳动合同中约定停工待料日期超过XX日，且不可能立即恢复生产的，本合同终止。 同样需要注意的是，不能把法定应支付辞退补偿金的情形，规定为终止劳动合同的条件。如：类似员工不能胜任工作，经培训和换岗后仍不能胜任工作的，劳动合同终止，企业不支付经济补补偿金的规定。

还有一个问题，需要注意的是劳动合同期满终止后不再续签，企业应在期满日之前30日，以书面方式并要求员工签收通知该员工终止合同，以避免不必要的纠纷的发生。

第八、在劳动合同及企业规章中明确规定违纪辞退的情形，以减少争议。根据劳动法有关规定，员工有下列情形之一的，用人单位可以随时解除劳动合同，且不需支付辞退补偿金：(一)试用期内证明不符合录用条件;(二)严重违反劳动纪律或者用人单位规章制度;(三)严重失职，营私舞弊，对用人单位利益造成重大损害的;(四)被依法追究刑事责任及被劳动教养的。在辞退纠纷中，上述(二)、(三)项是经常被企业引为辞退理由的。但在司法实践中，这两项的标准都难以掌握。什么是严重违纪，多大损害才算重大，都是十分模糊的标准。如果交由劳动仲裁委员会或者法院去判断，大多数的违纪行为不会被认为是严重，大多数的损害不会被认定为重大。因此，在这种情况下，大多数企业面临败诉的局面。但如果企业在其劳动合同或者规章制度中明确规定辞退且不支付补偿金的情形，只要这些规定不违法，发生纠纷后，劳动仲裁委员会和法院一般就会依照企业规章的规定作出裁决。

在劳动合同或者企业规章制度中规定辞退条件，可以采取以下几种方式：

1.单独对辞退条件作规定。如：员工有以下行为之一的，立即予以辞退，并不支付经济补偿金：1.……。

2.在守则中规定。如：员工不能正常上班应请假，未按程序请假的视为旷工。旷工3天以上的，予以辞退，并不支付经济补偿金。。。。。。。。

3.对于某些违纪行为虽然性质较轻，但如果屡教不改，也应当规定为辞退条件。具体的文书方式可采取下列方式：

1)单个行为累计，如：无故迟到或者早退，在一个月内累计达到10次，或者1年中达到50次以上者，予以辞退，并不支付经济补偿金。

2)处罚累计，如：一个月内累计受到警告以上处分5次以上者，三个月内……予以辞退……。

3)逐步加重：如弄虚作假，托他人代打工卡者，初次发现扣除工资50元，再次发现，即予辞退，并不支付经济补偿金。

4) 类比或规章修改：由于企业的劳动合同和规章不可能对所有违纪行为都详尽列举，因此可采取规定类比情形条款，如：……对于其他违纪行为，公司可以根据其性质参照本条予以处罚。或及时对规章制度进行修改(应以适当方式告知员工)。

5.对于上述的辞退条件，建议都附加不支付经济补偿金、不予补偿等字句，可减少双方争议。

第九、加强对过错辞退中有关证据的保全和收集。在辞退补偿金纠纷中，若企业以严重违纪或者严重失职的理由辞退员工，一旦纠纷发生，企业必须对职工的严重违纪和严重失职行为举证，因此，证据的保全和收集至为重要。企业所要保全和收集的证据，主要是两类：一是员工所违反的企业规章及劳动纪律的具体条款;二是员工的违纪行为。通常，可以证明员工违纪行为的证据主要有：1)违纪员工的检讨书、求情书、申辩书、违纪情况说明，等等;2)有违纪员工本人签字的违纪记录;3)其他员工及知情者的证明;4)有关物证;5)有关书证及视听资料;6)政府有关部门的处理意见、处理记录及证明等。

司法实践中，有违纪员工签字的书面材料，往往是劳动争议仲裁委员会和法院乐于采纳的最有力的证据。因此，企业在辞退职工之前，应尽量取得有违纪员工签字的书面材料。对于有违法行为(如赌博、盗窍等)的员工，可以要求政府有关部门处理，政府有关部门的处理结论或者记录，就可能是有力的证据。对于大错不犯，小错不断的员工的违纪行为，应注意平时记录在案。每次违纪时，企业都作出相应的书面处理材料，要求员工签字;为记录方便，也可以采取扣工资的处理方式，在每次的工资单中扣除相应的工资数额，并注明违纪事由，由员工在领取工资时签字确认。

第十、企业的管理制度。企业规章及劳动纪律，除应尽量详细地制定条款外，还应以适当方式告知职工，建议企业在制定和公布规章制度时，交由员工阅读，并由员工签字确认。如果在劳动合同期间，企业规章制度进行修改的，也应再次交由员工阅读并确认。这样，一旦纠纷发生，就不会出现员工否认有此规定的情况。

以上是本人在对企业劳动管理法律风险管控过程中的部分心得，随着企业行为的多样化和复杂化，作为律师，本人还是建议，企业的经营和管理者在与劳动者签定劳动合同以及拟订相关规章制度或员工手册时，还是应尽量交由专业的法律人员起草和审定，只有这样，你的权益才能得到充分的维护。